Une fois la marchandise chargée et le solde payé, il est presque trop tard pour corriger quoi que ce soit. Un défaut découvert à l’arrivée au Canada se règle par des échanges de courriels à 12 heures de décalage, des preuves à rassembler et un fournisseur qui n’a plus aucune raison de se presser. Le contrôle avant l’expédition, fait en Chine, déplace la découverte du problème au moment où il est encore possible d’agir.
Quand contrôler
On peut contrôler à trois moments. Selon le produit et le montant, un seul suffit souvent.
- Avant la production : on vérifie que les matières premières et les composants correspondent à votre commande. Utile pour un produit sur mesure ou coûteux à refaire.
- Pendant la production : quand une partie de la commande est faite, on regarde si le résultat est conforme et on corrige tôt. Utile pour les grosses séries.
- Avant le chargement : c’est le contrôle le plus courant. Il se fait généralement quand la production est terminée et la plus grande partie de la marchandise emballée, pour pouvoir examiner des cartons tirés au hasard.
Ce qu’un contrôle vérifie
- La quantité : le nombre de cartons et d’articles correspond à la commande.
- Les spécifications : dimensions, matière, couleur, composition, poids, comparés à votre cahier des charges et à l’échantillon que vous avez approuvé.
- La fabrication : finition, défauts visibles, assemblage, soudures, coutures, selon le produit.
- Le fonctionnement : des essais simples sur des pièces prélevées (mise sous tension pour un produit électrique, ouverture et fermeture pour un meuble, etc.).
- L’emballage et le marquage : cartons solides, étiquettes correctes, marquages et langues exigés, code-barres lisibles.
- Les photos et mesures : tout est photographié, les cartons échantillonnés sont ouverts et mesurés.
Comment on choisit ce qu’on examine : l’échantillonnage
On ne regarde pas chaque article : on tire au hasard un échantillon, dont la taille dépend de la quantité commandée. Les inspecteurs s’appuient souvent sur des tables d’échantillonnage reconnues (le principe s’appelle AQL, pour « niveau de qualité acceptable »). Vous fixez, avant l’inspection, combien de défauts de chaque gravité vous tolérez : défauts critiques (dangereux ou illégaux), majeurs (le produit ne remplit pas sa fonction ou est inacceptable pour un client) et mineurs (défauts d’aspect sans conséquence sur l’usage). Ces seuils doivent être écrits dans le contrat ou dans le cahier d’inspection, sinon chacun interprète à sa façon.
Un contrôle par échantillonnage donne une idée fiable de la qualité du lot, mais il n’élimine pas le risque : il ne garantit pas qu’aucun article défectueux ne passera.
Qui peut faire le contrôle
- Vous-même, si vous êtes sur place et que vous connaissez le produit. Rare pour un acheteur canadien.
- Une société d’inspection indépendante, qui envoie un inspecteur avec un rapport standard. C’est la solution classique quand on n’a personne sur place.
- Votre équipe ou agent sur place, qui connaît votre produit, vos exigences et peut suivre le dossier de bout en bout.
Dans tous les cas, l’inspecteur doit être indépendant du fournisseur. Les tarifs varient beaucoup selon le produit, le nombre de personnes-jours et le lieu : demandez un devis écrit avec ce qui est compris.
Ce que doit contenir un bon rapport
Un rapport utile contient : les références de la commande, la quantité contrôlée, la méthode d’échantillonnage, les défauts relevés avec leur gravité, les résultats des essais, des photos datées et une conclusion claire (accepté, accepté sous conditions, refusé). Un rapport sans photo ni détail des défauts ne vous apprend presque rien.
Si la marchandise ne passe pas
- Ne payez pas le solde tant que le problème n’est pas réglé. C’est la raison pour laquelle on garde une partie du paiement jusqu’après le contrôle.
- Envoyez le rapport au fournisseur et demandez un plan de correction : tri des articles, reprise, remplacement.
- Faites un second contrôle après correction, avant le chargement.
- Gardez une trace écrite de tout : rapport, photos, échanges.
Ce qu’un contrôle ne remplace pas
Une inspection de marchandise ne remplace ni un essai en laboratoire pour une certification (électrique, produits pour enfants, contact alimentaire), ni la vérification du fournisseur lui-même. Elle complète ces étapes : voyez notre article sur l’audit d’un fournisseur chinois.
Liste de contrôle avant de payer le solde
- Contrat avec spécifications précises et seuils de défauts acceptés.
- Échantillon approuvé conservé comme référence.
- Date de contrôle fixée, avant le chargement.
- Inspecteur indépendant du fournisseur.
- Rapport reçu avec photos datées.
- Conclusion « accepté » avant le paiement du solde.
Pour aller plus loin
Lisez aussi Reconnaître une arnaque : 7 signaux d’alerte et Alibaba ou agent d’achat en Chine. Une de nos études de cas montre ce que change un contrôle fait sur place, et les questions fréquentes répondent à d’autres interrogations.
Notre équipe est installée à Foshan, au cœur des usines chinoises. Nous vérifions les fournisseurs sur place, nous contrôlons la marchandise avant l’expédition et nous organisons le transport : c’est notre service de sourcing en Chine. Si vous voulez faire contrôler une commande précise, écrivez-nous : la première conversation ne coûte rien.