Avant de passer une commande importante, vous voulez savoir si votre fournisseur est réel, capable de produire ce que vous demandez et fiable dans la durée. C’est ce qu’on appelle un audit. Il n’est pas réservé aux grandes entreprises : on peut le faire en quatre niveaux, du plus simple au plus complet, en s’arrêtant quand on a les réponses dont on a besoin.
Niveau 1 : les documents
C’est le point de départ, et il se fait à distance.
- La licence commerciale. Elle porte un code d’identification de 18 caractères, le code de crédit social unifié. Demandez-en une copie et comparez le nom, l’adresse et l’objet social avec ce que le fournisseur vous a donné. Le registre public chinois des entreprises et un outil comme QCC permettent de recouper ces informations.
- L’objet social et l’ancienneté. Une entreprise de fabrication et une société de commerce n’ont pas la même activité. Une société créée très récemment n’est pas forcément mauvaise, mais elle n’a pas d’historique.
- Le nom de l’entreprise partout. Il doit être identique sur la licence, le contrat, la proforma et le compte bancaire. Les écarts se paient cher.
- Les certificats. Demandez le numéro et l’organisme émetteur, puis vérifiez auprès de lui. Un PDF seul ne prouve rien.
Niveau 2 : l’appel vidéo en direct
Un appel vidéo avec quelqu’un de l’entreprise vous permet de poser des questions sur le processus de fabrication et d’observer la réaction. Demandez :
- de voir la façade avec l’adresse, puis l’atelier, à l’instant même ;
- la machine qui fabrique votre produit en fonctionnement ;
- une feuille datée du jour avec votre nom.
Un fournisseur qui esquive à répétition doit vous faire hésiter.
Niveau 3 : les échantillons et les références
- Des échantillons conformes à votre cahier des charges, pas à un catalogue. Comparez-les point par point : matière, dimensions, finition, emballage.
- Des références : d’autres clients, de préférence dans votre pays ou dans un marché comparable, que vous pouvez contacter.
- Un essai de commande de petite taille avant une grosse série, quand le produit s’y prête.
Niveau 4 : la visite d’usine
C’est le seul niveau qui répond avec certitude à la question « est-ce une vraie usine ? ». Lors d’une visite, regardez :
- Les machines et leur état. Sont-elles adaptées à votre produit, en fonctionnement, entretenues ?
- Le produit en cours de fabrication, pas seulement un échantillon posé sur une table.
- L’organisation : zones de stockage, contrôle qualité en cours de production, étiquetage, propreté, sécurité.
- Le personnel : combien de personnes travaillent réellement sur le site, et est-ce cohérent avec la capacité annoncée ?
- L’adresse et l’enseigne : correspondent-elles à la licence ?
- La capacité réelle : quelle part de la production est faite sur place, quelle part sous-traitée ?
Si vous ne pouvez pas vous déplacer, une personne de confiance sur place ou une société d’inspection indépendante peut le faire à votre place, avec un rapport écrit et des photos datées.
Ce qu’un audit ne garantit pas
Un audit réduit le risque, il ne l’élimine pas. Une usine bien tenue aujourd’hui peut sous-traiter demain, changer de matière pour baisser son coût ou mal gérer un gros volume. D’où l’intérêt de combiner l’audit avec un contrat précis, un paiement échelonné et un contrôle avant l’expédition.
Liste de contrôle à imprimer
- Licence commerciale reçue, nom et adresse recoupés avec un registre.
- Même nom d’entreprise sur licence, contrat, proforma et compte bancaire.
- Objet social cohérent avec la fabrication de votre produit.
- Certificats vérifiés auprès de l’organisme émetteur.
- Appel vidéo en direct réalisé, atelier et machines vus.
- Échantillons conformes au cahier des charges.
- Références contactées.
- Visite d’usine faite, ou rapport d’inspection indépendant reçu.
- Contrat signé, avec spécifications, délais, conditions de paiement et inspection avant l’expédition.
Pour aller plus loin
Nos articles Trois vérifications avant de payer un fournisseur chinois et Reconnaître une arnaque : 7 signaux d’alerte complètent celui-ci. Une de nos études de cas montre ce que change une visite d’usine, et les questions fréquentes répondent à d’autres interrogations.
Notre équipe est installée à Foshan, au cœur des usines chinoises. Nous vérifions les fournisseurs sur place, nous visitons les usines, nous contrôlons la marchandise avant l’expédition et nous organisons le transport : c’est notre service de sourcing en Chine. Si vous voulez faire auditer un fournisseur précis, écrivez-nous : la première conversation ne coûte rien.